Samverkan

10 punkter att överväga vid val av projektportal

Står ni inför valet att välja ett projekthotell för första gången – eller funderar ni på att byta lösning? Här följer 10 punkter att överväga innan ni fattar ett slutgiltigt beslut. De olika faserna i ett byggprojekt är vitt skilda, både till innehåll och behov; projekteringsfas – byggfas – drift och underhåll. Istället för att tänka på behoven som isolerade för respektive fas, bör ni överväga att välja en projektportal som täcker behoven under samtliga faser. På så sätt minskar även risken för fel. Alla faser kräver naturligtvis god översikt och kontroll, men i varierande omfattning. Allteftersom projektet fortskrider och fler projektintressenter tillkommer, ökar behovet av översikt och kontroll i snabb takt. I samma höga tempo tillkommer nya uppgifter, som det gäller att prioritera rätt.



Olika behov i olika faser 

De olika faserna i ett byggprojekt är vitt skilda, både till innehåll och behov; projekteringsfas – byggfas – drift och underhåll. Istället för att tänka på behoven som isolerade för respektive fas, bör ni överväga att välja en projektportal som täcker behoven under samtliga faser. På så sätt minskar även risken för fel. Alla faser kräver naturligtvis god översikt och kontroll, men i varierande omfattning. Allteftersom projektet fortskrider och fler projektintressenter tillkommer, ökar behovet av översikt och kontroll i snabb takt. I samma höga tempo tillkommer nya uppgifter, som det gäller att prioritera rätt.

Allt högre krav från omgivningen  

I takt med att kraven på och i projekt ökar har det blivit viktigare än någonsin att dokumentera allt som sker och att ha fullständig kontroll över historiken. Byggbranschen är ständigt föremål för tvister och krävande uppgörelser, som hade kunnat lösas snabbare om samtliga formella beslut fanns samlade lätt tillgängligt på en och samma plats. Därför är det viktigt att ni väljer en lösning med möjlighet att bevara historik och spårbarhet, utan att det sker på bekostnad av övrigt arbete.

Olika projektroller har olika fokus  

För att ett projekt ska lyckas, krävs det att alla intressenter samarbetar på bästa möjliga sätt. Det gäller såväl byggherrar som projektledare, entreprenörer och övriga deltagare i projektet. Vid val av lösning är det viktigt att se över vilka behov som finns, men också att ta hänsyn till de olika projektrollernas varierande intresseområden och fokuspunkter. Medan byggherrens främsta fokus ligger på att säkerställa välfungerande dokumentation och att komplett förvaltnings-, drift och underhållsdokumentation finns tillgänglig när projektet slutförts, har projektledaren till främsta uppgift att ansvara för god översikt och kontroll av både ritningar och annan dokumentation under projektets gång, samt för fortlöpande rapportering av projektstatus.

 


Arkitekten och övriga konsulter är å sin sida angelägna om att det ska gå snabbt och enkelt att ladda upp och dela bygghandlingar och andra ritningar, medan entreprenören vill att det ska vara enkelt att hitta rätt ritningsversion och smidigt att rapportera fel så snart de upptäcks. Jag är medveten om att det finns avvikande arbetsmetoder och att behoven varierar, men av erfarenhet vet jag att exemplet ovan gäller väldigt många projekt. Därför är det en stor fördel att välja en lösning som tillvaratar samtliga intressen i projektgruppen.

Är fildelning verkligen tillräckligt bra?  

Vi möts ständigt av klagomål över mängden e-post och det är hela tiden samma frågor som dyker upp:

- Har rätt personer fått en kopia av meddelandet?
- Har jag glömt att lägga till någon?
- Vem är ansvarig?
- Vad har blivit sagt tidigare?
- Har felet justerats?
- Hur ser projektstatus ut?
- Var hittar jag den senaste versionen?

I takt med att frågorna blir allt fler ökar även osäkerheten, vilket i sin tur innebär att det blir allt svårare att överblicka projektet.

Såväl i pågående som avslutade projekt är det viktigt att kunna följa vem som har gjort vad och varför. Om ni då endast har använt er av fildelning och inte har en lösning som omfattar övriga uppgifter, kommer ni förr eller senare att ställas inför rejäla utmaningar.

Många använder sig enbart av filservrar och projektportal för lagring av filer. Men hur håller ni då reda på resten av informationsflödet i projektet? Hur dokumenterar ni t.ex. tekniska förtydliganden, diskussioner kring versionshistorik, ändringar och avvikelser, samt alla de beslut som kontinuerligt tas under projektets gång?

Fördelarna att arbeta med Interaxo 

Interaxo er en felles plattform for byggeprosjektet - hvor alt er samlet på ett sted. Her kan alle deltagere gå inn til enhver tid og finne ut hva som er gjeldende akkurat nå - og hva som er det siste som er sagt. Dere samler ikke bare filer og mapper i Interaxo. Dere strukturerer løsningen utfra hvordan prosjektet jobber. Og dere samler også all formell kommunikasjon her. Har du en endring liggende et sted så har du også alle kommentarer og alle beslutningsgrunnlag rundt endringen der hvor selve endringsmeldingen ligger i Interaxo. I en arbeidsflyt tilpasset ditt prosjekt er det enkelt å se status og hva som må gjøres videre. Dette er en av de viktigste grunnene til at mange velger oss for sine bygg og anleggsprosjekter.

Fordelene med å jobbe på ”Interaxo-måten”

Interaxo är en gemensam plattform för byggprojekt, där all information finns samlad på en och samma plats och där projektmedlemmarna när som helst kan ta reda på aktuell status, vad som gäller för stunden och vad som senast blivit sagt. Det är alltså inte enbart filer och mappar som sparas i Interaxo, utan lösningen kan dessutom struktureras utifrån hur ni arbetar i projekt. Dessutom sparar Interaxo all formell kommunikation. Om du har sparat en ändring på en plats, hittar du även tillhörande kommentarer och beslut som rör ändringen på samma plats som själva ändringsmeddelandet i Interaxo. I ett arbetsflöde som anpassats efter ditt projekt, är det dessutom enkelt att se status och vad som kvarstår att göra. Detta är en av de främsta anledningarna till att många väljer Interaxo i sina byggprojekt.

Det finns många fördelar med att arbeta med Interaxo. Dels har alla i projektet, oberoende om det är 10, 100 eller ännu fler projektmedlemmar, åtkomst till Interaxo – naturligtvis endast till den information man tilldelats behörighet. Eftersom all information finns samlad på en och samma plats kan alla vara säkra på att ha tillgång till den senaste och mest uppdaterade versionen/informationen.

Sparar tid
Förhindrar fel
Minskar administrationen
Minskar kostnaderna
Säkerställer spårbarhet och synlighet

Osäkerheten kring "vad som gäller" är fortfarande stor i många projekt. Interaxo är utformat för att undanröja dessa tvivel, vilket är ytterligare en anledning till varför ni bör välja Interaxo. När alla arbetar med rätt information, minskar även risken för att fel uppstår. I lösningen är det enkelt att administrera alla medlemmar och vilken behörighet de ska ha.

När antalet fel reduceras till följd av att alla arbetar mer strukturerat och effektivt, minskar även kostnaderna. 

All formell kommunikation bör vara spårbar

Med Interaxo kan du spåra mycket mer av det som händer i projektet. Informell kommunikation kan gärna fortfarande ske via e-post, men all formell kommunikation bör sparas i Interaxo – alltså den kommunikation som är viktig att kunna spåra och som innehåller information om vem som har fattat beslut och när.

Genom att hålla hårt på detta, kommer också mängden e-post att minska avsevärt.

Vad skiljer Interaxo från andra lösningar?  

Interaxo är precis så enkelt eller komplex som du själv gör det.

Vi har utvecklat många funktioner som är tillgängliga för samtliga användare, men det finurliga med Interaxo är att du kan välja just de funktioner som passar dig, ditt projekt och ditt företag. Användarvänligheten är ytterligare en fördel, såväl för enskilda användare som behöver kunna navigera sig fram till rätt dokument som för administratörer som behöver kunna göra ändringar i inställningar, behörigheter eller påminnelsefunktioner.

Interaxo omfattar betydligt mer än bara fildelning. Interaxo omfattar även stora delar av informationsflödet i dina projekt, vilket begränsar antalet lösa trådar och förbättrar kontrollen. Interaxo hjälper dig med andra ord att minska felfrekvensen, uppfylla dokumentationskraven och förenkla samarbetet i dina projekt.

Vanliga problem vid val av ny lösning    

 

Vi stöter ofta på företagare som är osäkra på hur de ska få med sig alla i projektet att arbeta på "det nya sättet". Det finns egentligen bara ett svar på den frågan: Att investera i utbildning. Utbildning är A och O för att snabbt komma igång och nå resultat och få projektmedlemmarna att komma över tröskeln så snabbt som möjligt. Våra rådgivare har lång erfarenhet av att skapa strukturer och arbetssätt som är anpassade efter arbetsmetoderna i byggprojekt. Vi kan även hjälpa er att ytterligare öka effektiviteten genom att göra anpassningar efter era önskemål.

Vi hör ofta olika undanflykter....

 

”Vi har inte tid nu”, men när ska ni då ha tid? Kraven på dokumentation, kontroll och spårbarhet lär knappast bli mindre av att ni väntar. Särskilt inte eftersom Interaxo är en lösning som hjälper er att spara tid. Ni bör istället fundera över hur ni arbetar idag och hur ni kan jobba ännu mer med det som verkligen betyder något, dvs. att slutföra projekten i tid och helst till lägre kostnad än budget.

”Det blir för dyrt”. Många lägger stort fokus på priset på en projektportal. Priset för en bra samarbetslösning eller projektportal är i själva verket försvinnande lågt om man tänker på de sammanlagda kostnaderna för ett byggprojekt.

Dessutom talar statistiken sitt tydliga språk: Vanligtvis slukas hela 5 % av projektbudgeten av avvikelser. Lek med tanken att ni skulle kunna begränsa kostnaderna för avvikelser med 1 % i ett 100-miljonersprojekt genom att investera i Interaxo. Då hade ni i själva verket sparat 1 miljon kronor. Frågan handlar därmed knappast om huruvida ni har råd att investera, utan snarare om ni har råd att låta bli?

 

Vad krävs då för att lyckas?

Vårt bästa råd är att skapa en strukturerad arbetsmetodik som är anpassad efter ert specifika sätt att jobba på. Det gör Interaxo till ett bra val, eftersom det är en flexibel lösning, som kan anpassas efter just era arbetssätt och som innehåller ett intuitivt användargränssnitt där projektmedlemmarna enkelt hittar den information de behöver.

För att säkerställa att alla använder systemet på rätt sätt är det även viktigt att ni inför gemensamma rutiner. – och vid behov hjälper vi gärna till! Att skapa gemensamma rutiner är absolut nödvändigt – lika nödvändigt som att de följs. Om folk börjar skicka information på olika sätt och via olika plattformar, uppstår snart fel och därmed även kostnader.

De kunder som lyckas allra bäst är helt obevekliga när det gäller att följa dessa rutiner. De vägrar t.ex. att ta emot ändringsordrar från projektmedlemmarna via e-post – all kommunikation ska ske via Interaxo.

Fokusera på utbildning! Interaxo är användarvänligt, men likväl en ny lösning för många i projektgruppen.

Hur som helst är det viktigt att alla i projektet snabbt kommer igång med att använda lösningen. Vi hjälper gärna till med utbildning i hur man använder systemet, så att alla verkligen förstår hur viktigt det är att använda sig av lösningen i det dagliga arbetet.

Vilken är då den främsta fördelen med Interaxo för enskilda projektmedlemmar? Det varierar naturligtvis beroende på vilken roll man har. Men det är viktigt att inse att det som är enkelt och snabbt för mig här och nu inte nödvändigtvis innebär att projektet slutförs i tid, eller att kostnaderna i projektet minskas. Ett gemensamt arbetssätt, rutiner och bra utbildning ökar däremot chanserna att lyckas med era projekt.

LYCKA TILL MED ERT VAL AV LÖSNING!

Kontakta oss gärna för ytterligare information om vilken lösning som passar bäst i era projekt.

 

 

Les også

Redo att köra igång?
Kontakta oss för ytterligare information om hur du kommer igång.

Utan ytterligare förpliktelser.

Företaget

This website uses cookies: by continuing to browse this site you accept this policy. Read about our use of cookies.