Säkerhet

Få kontroll på epostflödet

E-post har på många sätt blivit ett näst intill oumbärligt verktyg för oss, inte minst eftersom det är ett så effektivt sätt att kommunicera på. Samtidigt kvarstår det faktum att vi dagligen mailbombas med intryck och information, oavsett om vi har bett om den eller inte. Inkorgen fylls snabbt till bredden och att sortera och rensa bland meddelandena är en riktig tidstjuv. Många av de meddelanden som skickas är dessutom både långa, detaljerade och helt onödiga. I takt med att mailskörden ökar blir det med andra ord allt svårare att urskilja vilken information som verkligen är viktig.



Användningen av epost eskalerar

När vi började använda oss av e-post upplevde vi att produktiviteten fick sig en rejäl skjuts. Utan alltför stor ansträngning kunde vi dela viktig information med andra och eftersom epost fortfarande var en nyhet riskerade vi inte att våra meddelanden försvann i mängden och inte fick den uppmärksamhet de borde. Men vad hände sen?

•    Eposten ersatte i allt större utsträckning den vanliga kommunikationen mellan människor

•    Viktiga meddelanden försvann i mängden och riskerade att förbli olästa

•    Allt mer tid lades på att läsa, skriva och skicka nya e-postmeddelanden  

•    Epost började i allt större utsträckning användas som kanal för att diskutera komplexa frågor

Idag upplever många av oss att vi ständigt blir avbrutna av inkommande epost. Dessutom låter vi oss gärna störas – vi är ju nyfikna! Kanske har du stött på begreppet multitasking? Det är nämligen det vi sysslar med när vi läser meddelanden, eller rättare sagt övervakar inkorgen, samtidigt som vi jobbar med annat. Detta har resulterat i att inkorgen har blivit en ny stresskälla för många. En del är rent av besatta av att läsa nya meddelanden. Vissa av oss klarar inte av att låta bli. Vi bara MÅSTE kontrollera mailen, oavsett var vi befinner oss...

Hur påverkas kreativiteten?

Det säger nästan sig självt att ett ständigt ökande flöde av information som stör vårt arbete snabbt kan påverka både vår förmåga att fatta beslut och arbeta innovativt och produktivt. Tro det eller ej, men en del av vår kreativitet och IQ går faktiskt förlorad när vi ständigt avbryts. Arbetsdagen blir fragmenterad. För att kunna lösa krävande uppgifter behöver både vi och vår hjärna längre perioder utan störningsmoment. Idag blir vi ständigt avbrutna av textmeddelanden, tweets, inlägg på bloggar och olika forum som vi följer, sms, telefonsamtal, nya Facebook-inlägg – och allra värst är faktiskt all e-post! Det är kanske inte så många som tänker på det, men efter varje avbrott tar det tid innan vi kan arbeta fokuserat igen. Microsoft gjorde en mätning bland sina anställda och fastställde att varje gång de avbröts av e-post tog det i genomsnitt 24 minuter innan de fortsatte med det arbete de blev avbrutna i. Det är definitivt värt att tänka på!

Men vad är då problemet? Forskning tyder på att vi inte klarar av att hantera all den information som vi får. Det är härifrån begreppet information overload stammar. Allting går för fort för oss och med tiden kan problemet bli alldeles ohanterbart. Effektiva skräppostfilter kan naturligtvis bidra till att lösa en del av problemet, men till syvende och sist är det vi själva som måste ta kontroll över det näst intill obegränsade informationsflödet. Det innebär att vi antingen måste ändra sättet vi tänker på eller också ändra beteende. Ett sätt kan vara att bestämma sig för att endast kontrollera inkorgen vid ett visst antal tillfällen per dag. Det förutsätter naturligtvis att vi klarar av tanken på alla obesvarade meddelanden som bara ligger där och väntar på oss. Och tja, det är ju enkelt... 

Här följer några tips på hur du kan hantera e-post mer effektivt. De flesta av tipsen är hämtade från webbsidor som Lifehacker, 43folders och Davidco:

TIPS till dig som mottagare av e-post

•    För att undvika att ständigt bli avbruten; slå av funktionen ta emot e-post automatiskt. Bestäm dig därefter för när på dagen du ska kontrollera inkorgen och svara på inkomna meddelanden, t.ex. en gång i timmen.

•    Lägg inte tid på att sortera meddelandena i mappar. Mailsystemets sökmotor håller koll på allt. Det finns dock ett undantag från regeln: skapa en mapp och döp den till VIKTIGT.

•    Om du inte har möjlighet att svara på e-post på flera dagar kan det vara en god idé att åtminstone berätta för avsändaren när han eller hon kan förvänta sig ett svar.

TIPS till dig som avsändare av epost

•    Skriv enkla e-postmeddelanden som mottagen snabbt kan läsa igenom. Var noga med att ämnet framgår tydligt och inled med det du faktiskt vill ha sagt. Använd fet stil för att markera det som är viktigt samt en punktlista eller numrerad lista för att lyfta fram viktiga åtgärdspunkter. Var noga med att markera vem som ansvarar för vad.

•    Uttryck dig kortfattat: Lägg gärna in hela texten i ämnesfältet, så slipper mottagaren öppna meddelandet för att förstå vad det handlar om.

•    Det underlättar förstås även om du klipper in innehållet från en bifogad fil direkt i e-postmeddelandet.

•    Kom med konkreta förslag (Ska vi träffas kl. 10?) istället för att ställa öppna frågor som t.ex. När ska vi ses?

•    Och fundera gärna en stund innan du väljer Svara alla. Om svaret inte berör alla kan du ta bort mottagare från listan.

•    Och ett tips för att underlätta för dig själv: SKICKA FÄRRE MEDDELANDEN! Varje meddelande som skickas genererar i genomsnitt 2 nya e-postmeddelanden.

•    Sist, men inte minst: Använd bra verktyg som underlättar hanteringen av och begränsar antalet e-postmeddelanden som skickas fram och tillbaka. Det blir betydligt enklare om alla beslut, dokument och dialoger finns samlade på ett och samma ställe. Ta hjälp av den teknologi som finns för att hantera informationsflödet – det finns många bra lösningar på marknaden.   

Ta kontroll över informationsflödet!

På Symetri Collaboration har vi arbetat i flera år med att lösa problemet kring det ständigt växande informationsflödet. När vi utvecklade vår lösning var utgångspunkten att förbättra kontrollen i byggprojekt. För att lyckas med det krävdes ett förbättrat dokumentflöde, effektivare ritningshantering och godkännandeprocesser samt bättre ändrings- och avvikelsehantering i projekten. För att minska e-postflödet mellan projektmedlemmarna och minimera risken för förlust av data och viktig information utvecklade vi Interaxo. Kunder som valt att implementera lösningen upplever omedelbara fördelar, eftersom all information och alla dokument kan sparas ner på en och samma plats. Alla viktiga beslut, godkännandeprocesser, ändringar, avvikelser, dokumentversioner och utbyte av dokument sker centralt och eftersom all information är spårbar, kan man enkelt kan se vem som ändrade vad och när. Dessutom är all information lätttillgänglig för projektmedlemmarna, oavsett var de befinner sig. Det finns med andra ord goda möjligheter att spara både tid och pengar, och – inte minst – att återta kontrollen över informationskaoset. Om ni väljer att implementera ett verktyg för att återta kontrollen är det också viktigt att ställa krav på de anställda och projektmedlemmarna. Annars hamnar de snart återigen i e-postträsket.

I detta tänk blir företagskulturen oerhört viktig. Genom att implementera välfungerande teknik kan de anställda fokusera på det de ska, dvs. arbetsuppgifterna. Men det kräver även en ändring av de anställdas beteende. De kunder som har lyckats bäst med att implementera våra lösningar har krävt att verkligen allt ska sparas i Interaxo. Om en kollega eller leverantör meddelar om en avvikelse eller ändring via e-post, får avsändaren snabbt meddelandet i retur om ombeds lägga in informationen i Interaxo. 

Sammanfattning

Det är inte lätt att få till förändringar, men en god idé är att tänka att förändringar alltid börjar hos dig själv. Fundera över dina egna e-postvanor och se till att föregå med gott exempel. Det behöver inte vara så svårt: Se bara till att färre meddelanden lämnar din utkorg. Om det blir alltför omfattande mailväxling kring ett visst tema kanske det är läge att plocka upp telefonen och diskutera det för att snabbt komma till avslut. Och fundera gärna en stund innan du klickar på Skicka-knappen. Hur viktig är informationen egentligen? Upprätta regler som gäller för alla anställda eller medlemmarna i ett projekt. Sedan är det bara att implementera en lösning som verkligen fungerar och där all information är lättillgänglig när du verkligen behöver den.  

Källor:

A Diary Study of Task Switching and Interruptions

Top 10 ways youre probably using your email wrong

 43 Folders

The Cost of Continuosly checking E-mail

 

Les også

Redo att köra igång?
Kontakta oss för ytterligare information om hur du kommer igång.

Utan ytterligare förpliktelser.

Företaget

This website uses cookies: by continuing to browse this site you accept this policy. Read about our use of cookies.