Samverkan

Så får ni mer strukturerade och effektiva ledamöter

Hur strukturerar du ledningsmötena på ditt företag och vilka teman diskuterar ni? Svaren kommer säkert att variera, beroende på ledningsgruppens sammansättning och vad respektive ordförande vill få ut av gruppen som team. Vissa företag har ledningsmöten som endast syftar till att rapportera aktuell status till VD:n, medan andra faktiskt beslutar om saker utifrån genomförda analyser och diagnoser. På Symetri Collaboration har vi bland annat en årlig plan med fasta teman som följer årsplanen för vår styrelse. De teman som omfattas täcker allt från riskvärdering till produktkonton och strategier, IT, teknologiska strategier, kundnöjdhet och lönsamhet. Vi arbetar oss igenom dessa teman under ledningsmötena innan vi informerar styrelsen och fattar eventuella beslut. På så sätt skapas kontinuitet med god insyn hos både ledningen och styrelsen, vilket är till stor fördel vid implementering av planerna.



Ledningsgruppens arbete med olika teman, framtagning av strategier och statusrapporter skapar ständigt nya uppgifter som kräver uppföljning och ytterligare åtgärder. Det är viktigt att uppföljningen sker över tid av såväl ledningsgruppen som VD:n. Om ledningsgruppen följer en viss struktur är mycket av förarbetet gjort inför de enskilda mötena. Det kanske till och med finns ett protokoll och en länk till beslut som fattats tidigare. Ofta finns det även en lista över uppgifter som behöver utföras, där det tydligt framgår vem som är ansvarig för respektive uppgift, vilken deadline som gäller, aktuell status och handlingsplan. Informationen finns oftast registrerad i ett Excel- eller Worddokument. Under min tid som chef har jag vid upprepade tillfällen stött på "döda" dokument och fått lägga massor av tid på att leta upp den senaste versionen och uppdatera status inför varje möte. Vissa gånger har vi kanske inte lyckats hitta den senaste versionen, med resultatet att vi missar några av de punkter som vi vid förra mötet beslutade om att följa upp på nästa möte. Planerade analyser uteblir...

Jag tror att flera känner igen sig i detta.

Hur säkerställer vi att alla ändringar sparas och att dokumenten är uppdaterade?

När vi höll en workshop ute hos en kund för 10-12 år sedan fick vi en fråga som kommit att betyda oerhört mycket för vår verksamhet: "Jag upplever att er samarbetslösning hjälper oss att hålla ordning på olika versioner av dagordningar och protokoll, men vi skulle vilja ha en ännu mer aktiv och levande dagordning som även kan uppdateras mellan mötena för att fånga upp diskussionsämnen och uppdateringar på bästa sätt."

Våra rådgivare tog sig an utmaningen och konfigurerade en aktiv mapp som idag är grundpelaren i alla dagordningsmallar i Interaxo.  Lösningen har naturligtvis utvecklats under åren och innehåller idag funktioner som automatiskt uppmärksammar ansvarig person om deadlines. Funktionen finns numer i alla våra projektmallar. Den ingår naturligtvis även i vår anpassade modul för företag och ledningsgrupper, eftersom ledningsgrupper i stort sett har samma behov av kontroll och översikt som en projektgrupp.

Det bör tilläggas att dagordningar ännu inte är helt överflödiga. I många fall kräver till och med aktielagen att det upprättas ett protokoll, t.ex. vid styrelsemöten. Dessutom kan det finnas krav på att byggmöten eller andra möten protokollförs. Vissa väljer att upprätta en dagordning utifrån de punkter som behandlades på förra mötet och skriver ut framsidan från den aktiva mappen som PDF, medan andra väljer att skriva protokoll i Excel eller Word men baserat på de uppdateringar som görs automatiskt i Interaxo. 

Uppdatera punkter direkt i dagordningen

Att använda dagordningen i Interaxo under ledningsgruppsmötena och visa och uppdatera den i realtid har visat sig vara väldigt effektivt och bidra till förbättrade arbetsflöden i ledningsgruppen. Nya punkter kan läggas till och åtgärdade punkter läggas till handlingarna allt eftersom mötet fortskrider. Just detta har jag stor erfarenhet av och det är något som jag verkligen kan rekommendera. Du kan välja att använda Interaxo-appen på iPad eller på datorn. Välj det alternativ som passar dig bäst. Dessutom är det väldigt praktiskt att bli meddelad om att en deadline närmar sig både via e-post och direkt i Interaxo.

Tillhör du skaran som brukar ta bilder på whiteboardtavlan för att komma ihåg eller dokumentera det som blev diskuterat och noterat under mötet? Och var sparade du egentligen bilden? På mobilen? Vi har en egenutvecklad mobilapp, Joint onSite, som gör det enkelt att ta bilder och spara dessa direkt i dagordningen i Interaxo. På så sätt säkerställer du att bilderna finns tillgängliga för resten av ledningsgruppen och kan användas som underlag för att dokumentera mötet.

Med hjälp av ärendehanteringen i Interaxo effektiviseras arbetet i ledningsgruppen, samtidigt som VD:n får bättre struktur och översikt över de olika punkterna mellan mötena.

Hur ledningsgruppen sedan fungerar som team är tyvärr inget vi kan hjälpa till med. Det är ett ansvar som respektive chef måste ta. 

 

Les også

Redo att köra igång?
Kontakta oss för ytterligare information om hur du kommer igång.

Utan ytterligare förpliktelser.

Företaget

This website uses cookies: by continuing to browse this site you accept this policy. Read about our use of cookies.