Samverkan

Så väljer du rätt projektportal till ditt byggprojekt

Att välja rätt projekt- och samarbetsportal är en förutsättning för effektiva och välfungerande projekt, men eftersom samarbetsbehoven varierar mellan olika byggprojekt är det många aspekter man måste ta hänsyn till i valet av projekt- och samarbetslösning. Inledningsvis är det viktigt att skaffa sig en tydlig överblick över processer, deltagare och krav på dokumentation. Eftersom samarbetslösningen kommer att användas under projektets samtliga faser, från tidiga skeden, till projektering och byggnation samt överföring till förvaltningen, så är en god planering och struktur A och O redan från dag ett.



Genomför en behovsanalys 

I början av ett byggprojekt är det viktigt att kartlägga vilka funktioner lösningen måste innehålla för att kommunikation och samarbete ska fungera så bra som möjligt. Här måste även aspekter som typ av projekt eller entreprenadform, projektets varaktighet, antal deltagare och budget vägas in.

För att kunna välja rätt lösning är det dessutom viktigt att ambitionsnivån fastställs redan initialt och att man försäkrar sig om att leverantören av projektportal erbjuder en lösning som täcker behoven vad gäller spårbarhet, versionskontroll, hantering av olika filformat i projektet (DWG, BIM, Office, PDF etc.), ansvarsområden och andra funktioner.

Viktigt att definiera roller

Byggherrar, projektledare, projektörer och entreprenörer som deltar i projektet har olika intressen och behov. Medan byggherrens främsta fokus ligger på att säkerställa välfungerande dokumentation och att komplett förvaltnings- drift och underhållsdokumentation finns tillgängligt när projektet slutförts, har projektledaren till främsta uppgift att ansvara för god översikt och kontroll under projektets gång, samt för fortlöpande rapportering av projektstatus. För projektörer är det viktigt att smidigt kunna ladda upp och dela med sig av ritningar och andra projekthandlingar. För entreprenören är det viktigast att ha tillgång till korrekta ritningar och produktinformation.

Informationsbehovet för de olika rollerna kommer med andra ord att variera under projektets gång och vid val av samarbetslösning är det därför viktigt att säkerställa att lösningen kan anpassas efter de olika rollerna. Genom att ta sig tid att kartlägga och sätta sig in i de olika användarnas skilda behov kommer lösningen att bli mer användarvänlig för samtliga projektdeltagare.

Flexibilitet under hela projektet

Många stöter på problem när man går mellan olika projektfaser. För att undvika detta är det viktigt att alla ritningar och övrig projektdokumentation sparas i lösningen under hela projektets livscykel, så att korrekt information enkelt kan överföras från projektering och byggnation till drift och förvaltning. För att slippa problem vid överlämning av drift- och förvaltningsdokumentationen är det med andra ord oerhört viktigt att lösningen är anpassad att användas under samtliga projektfaser.

Vid val av projektportal bör ni därför säkerställa att lösningen enkelt kan anpassas efter er arbetsmetodik och efter projektets struktur och processer. Med en lösning som stödjer era processer och erbjuder en flexibel struktur och spårbarhet skapas helt enkelt bättre förutsättningar för er att lyckas med ert projekt.

Rätt information vid rätt tidpunkt

Av erfarenhet vet vi att det alltid dyker upp nya arbetsuppgifter i byggprojekt. Därför är det viktigt att samarbetslösningen enkelt kan anpassas. Nya arbetsuppgifter och ansvarsområden måste kunna läggas till, dessutom måste rätt information kunna lämnas vid rätt tidpunkt.

Med rätt samarbetsverktyg slipper du med andra ord att leta efter information i inkorgen, eftersom all projektinformation finns samlad på ett och samma ställe. Dessutom kan du enkelt se vem som är ansvarig för gjorda ändringar och tydligt se historiken kring eventuella avvikelser. Ändringar kan få stora konsekvenser för det fortsatta arbetet i projektet, och för projektekonomin. Därför är det viktigt att ni kan ställa in vilka behörigheter de olika projektdeltagarna ska ha i lösningen.

Satsa på utbildning i ett tidigt skede

Många är osäkra på användarnas IT-kompetens när det gäller projekt- och samarbetsportaler. Därför är det viktigt att kartlägga behovet av en eventuell utbildning och fastställa vem eller vilka som ska ansvara för de olika arbetsuppgifterna och processerna i projektet.

För att slippa orosmolnen kring användning, är det viktigt att alla får den utbildning de behöver och att man inför gemensamma rutiner kring användning av portalen. Den bästa utbildningen får ni om ni väljer kund- eller projektanpassade kurser och workshops, med fokus på just ert företags eller projekts specifika struktur och behov. Det är viktigt att alla projektdeltagare är med och vet hur de använder lösningen på bästa sätt.

Att gå igenom det specifika projektets mappstruktur och processer samt en införing i hur projekt- och samarbetsportalen fungerar i ett tidigt skede är en klok investering. Förslagsvis kan detta göras i samband med projekterings- eller byggmöten.

Att välja rätt projekt- och samarbetsportal måste inte vara svårt om man följer byggbranschens allmänna råd och tar hjälp av bra rådgivare, andras erfarenheter och ”best practice” från branschen.

Kim Wittusen
Försäljningschef Interaxo

Les også

Redo att köra igång?
Kontakta oss för ytterligare information om hur du kommer igång.

Utan ytterligare förpliktelser.

Företaget

This website uses cookies: by continuing to browse this site you accept this policy. Read about our use of cookies.